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Octubre 17, 2008




¿Cuánto tiempo debe conservar la contabilidad? ¿Cinco años?

En realidad, el plazo podría ser mayor a cinco años

En términos generales el plazo para conservar la contabilidad, según establece el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF), es de cinco años, en algunos casos diez, sin embargo el plazo podría ser mayor, por ejemplo si se hubieran disminuido pérdidas fiscales, en cuyo caso, el contribuyente está obligado, por disposición legal, a proporcionar la documentación que acredite el origen y procedencia de la pérdida, lo que podría ampliar el plazo a 15 años o más.

Conservación de la contabilidad de acuerdo a disposiciones mercantiles
El Código de Comercio (CC) establece que las personas que hacen del comercio su ocupación ordinaria, las sociedades mercantiles legalmente constituidas y las sociedades extranjeras o sus agencias o sucursales, que ejerzan dentro del país actos de comercio están obligados a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado que debe cumplir con ciertos requisitos mínimos que el propio ordenamiento establece.

Asimismo el CC indica que los comprobantes originales de las operaciones que realicen los comerciantes, los libros, registros y documentos del negocio, deben conservarse por un plazo mínimo de diez años.1

En materia fiscal el plazo para conservar la contabilidad esta íntimamente relacionado con las facultades de comprobación de las autoridades fiscales, las cuales se extinguen en un plazo de 5 años, sin embargo, entre otros supuestos, el hecho de no conservar la contabilidad durante el plazo establecido en el Código Fiscal amplía a 10 años el plazo con el que cuenta la autoridad para ejercer sus facultades de comprobación.

Plazo para conservar la documentación establecido en las disposiciones fiscales
Por su parte, el Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que la documentación relativa a la contabilidad debe conservarse por un período de cinco años, contado desde la fecha en que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones con ella relacionadas.

En el caso de la contabilidad y documentación correspondiente a actos cuyos efectos se prolonguen en el tiempo, como podría ser el caso de las inversiones y las pérdidas, el plazo comenzará a computarse a partir del día en que se presente la declaración del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos.

Tratándose de documentación correspondiente a conceptos por los que se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución.

Por lo que se refiere a actas constitutivas, contratos de asociación en participación, actas que incluyan aumentos o disminuciones de capital, fusión, escisión, constancias de distribución de dividendos o utilidades, información sobre la determinación del valor fiscal de las acciones, así como declaraciones provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo que subsista la sociedad o contrato de que se trate.

Inicio del cómputo del plazo de cinco años
Como comentamos, la obligación de conservar la contabilidad durante el plazo establecido por las disposiciones fiscales está íntimamente relacionado con la facultad que tiene la autoridad fiscal para comprobar el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales del contribuyente y determinar, en su caso, las contribuciones o aprovechamientos omitidos, sus accesorios e imponer las sanciones que correspondan, facultad que se extinguen en cinco años contados a partir del día siguiente a aquél en que:

  1. Se presentó la declaración del ejercicio, cuando se tenga obligación de hacerlo. Cuando se presenten declaraciones complementarias el plazo comenzará a computarse a partir del día siguiente a aquél en que se presenten, por lo que hace a los conceptos modificados en relación con la última declaración de esa misma contribución del ejercicio.

  2. Se presente o debió haberse presentado declaración o aviso, en el caso de contribuciones que no se calculen por ejercicio o a partir de que se causaron las contribuciones, cuando no exista la obligación de pagarlas mediante declaración.

  3. Se hubiera cometido la infracción a las disposiciones fiscales; pero si la infracción hubiese continuado, a partir del día siguiente a aquél en que hubiese cesado la consumación o se hubiese realizado la conducta o hecho, respectivamente.

  4. Se levante el acta de incumplimiento de la obligación garantizada, en un plazo que no excederá de 4 meses, contados a partir del día siguiente al de exigibilidad de las fianzas constituidas para garantizar el interés fiscal, la cual será notificada a la afianzadora.

Facultades de comprobación – ampliación del plazo de 5 a 10 años
El plazo para que la autoridad ejerza sus facultades de comprobación podría ampliarse de 5 a 10 años en los siguientes casos:

  • Cuando el contribuyente no se hubiera solicitado su inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes.
  • No lleve contabilidad o no la conserve por el plazo establecido en el propio Código Fiscal.
  • Por los ejercicios en que no se presente alguna declaración, estando obligado a ello.
  • Cuándo no se presente en la declaración del impuesto sobre la renta la información respecto del IVA o del IEPS que se solicite en dicha declaración.

Facultades de comprobación – Suspensión del plazo
Además, el CFF establece que el plazo que tiene la autoridad fiscal para ejercer sus facultades de comprobación no se interrumpe, pero si se suspenderá cuando:

  • Se ejerzan las facultades de comprobación para: requerir a los contribuyentes que exhiban su contabilidad, proporcionen datos u otros documentos o informes que se le requieran; practicar visitas domiciliarias; revisar los dictámenes fiscales sobre estados financieros, enajenación de acciones, declaratorias respecto a los saldos a favor de IVA y cualquier otro dictamen para efectos fiscales que se formule.

  • Cuando se interponga un recurso administrativo o juicio.

  • Cuando el contribuyente haya cambiado su domicilio fiscal sin haber presentado el aviso o cuando hubiera señalado en forma incorrecta su domicilio fiscal y la autoridad no pueda iniciar por ello sus facultades de comprobación. En este caso, el cómputo del plazo de caducidad reiniciará cuando a partir de que se localice al contribuyente.

  • En los casos de huelga, en tanto termine.

  • En el caso de fallecimiento del contribuyente, en tanto se designe al representante legal de la sucesión.

  • Tratándose de empresas que consoliden para efectos fiscales, el plazo se suspenderá respecto de la controladora, cuando las autoridades fiscales ejerzan sus facultares respecto de alguna de las controladas de dicha sociedad controladora.

Afortunadamente el Código también prevé un plazo máximo de la caducidad suspendida, por lo que en todo caso, el plazo de caducidad que se suspende, adicionado con el plazo por el que no se suspende dicha caducidad, no podrá exceder de 10 años.

Tratándose de visitas domiciliaras, revisiones de “gabinete” o revisión de dictámenes, el plazo de caducidad que se suspende con motivo del ejercicio de las facultades de comprobación, adicionado con el plazo por que no se suspende dicha caducidad, no podrá exceder de 6 años con 6 meses o 7 años, según corresponda.

Pérdidas fiscales – Documentación que acredite su origen
Cabe destacar, por la relativa novedad que representa que, en materia de facultades de comprobación, en 2007 se adicionó el CFF para establecer que los contribuyentes deberán proporcionar la documentación que acredite el origen y procedencia de las pérdidas fiscales de ejercicios anteriores, en el caso de que la autoridad ejerza sus facultades de comprobación respecto de ejercicios en los que se hubieran amortizado pérdidas fiscales y solicite tal documentación.

Cabe mencionar que el Código indica que el contribuyente no estará obligado a proporcionarla en los casos en los que la autoridad ya hubiera ejercido sus facultades de comprobación respecto de los ejercicios en que se sufrieron dichas pérdidas.

¿Esto a que nos lleva?

La Ley del Impuesto sobre la Renta establece que las pérdidas fiscales podrán disminuirse de la utilidad en los diez ejercicios siguientes, hasta agotarla.

En estos términos, los contribuyentes deberán conservar la documentación que ampare la pérdida fiscal que se disminuye, por lo menos, cinco ejercicios posteriores a aquel en que agota su aplicación, lo que puede significar que tal documentación deba conservarse hasta por un periodo de 15 años.

Escisiones
¿Y qué pasa en el caso de escisión de empresas con pérdidas fiscales? De acuerdo con lo dispuesto por la Ley de Renta, en el caso de escisión de sociedades, las pérdidas fiscales pendientes de disminuir se dividirán entre la esciendente y las escindidas de acuerdo con la mecánica prevista en la propia Ley, sin embargo la documentación que ampara el origen y determinación de las pérdidas fiscales es sólo una.

Conclusión
Los contribuyentes deberán poner especial atención con respecto a los principales aspectos para determinar el plazo por el que debe conservarse la documentación relativa a la contabilidad, especialmente aquellos casos en los que se hayan utilizado pérdidas fiscales. Es importante mantener la documentación soporte de las operaciones que se realicen pero poniendo especial énfasis en las operaciones que pudieron haber dado origen a sufrir una pérdida fiscal. Esto significa revisar cuidadosamente cada caso en forma particular para mantener un adecuado seguimiento en la determinación de dicho plazo.

1 Artículos 38 y 46 del Código de Comercio.

 

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